ブログのちから

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タスクに集中するならスケジュールは3日間パターンが良いかもしれない。

      2014/06/21

calender014

昨日もお伝えしていますが、今のところ、

 

・中長期プロジェクトは、それ専用のシステムで管理。

・人と取り決めた予定は、スマホのスケジューラーで管理。

で、

・人と取り決めた予定

・事務処理系の定期タスク

・プロジェクトから落とし込まれる自分のタスク

などを、自分専用のExcelに落とし込み、

差込みなどは柔軟に。

 

で運用しています。

 

で、問題のExcel。

 

これは言わば、自分専用のコックピットの様なもの。

何をどこに配置するかが大事ですよね?

 

当然、中心に配置しているのは、時間割りです。

 

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ウィークリーでは長過ぎる

ます、

時間割りと言えばウィークリーが一般的ですよね。

 

ところが、僕の場合、この「ウィークリー」がうまく運用に乗ってきませんでした。

 

なぜか。

 

第一に、

仕事がらですが、タスクの「保留」「先取り」を繰り返しつつ、

次々に襲ってくる差込みと納期を速やかにこなしていく必要があります。

なので、4~5日先の予定は、未定と同じでコロコロと変わっていきます。

 

第二に、

コロコロ変わってしまうのが解ってるのに、1週間の時間割りを埋めるというのが負担でした。

 

という訳で、ウィークリーは全然ダメでした。

(気持ち的に)

 

デイリーでは短すぎる

逆に、デイリーも試しましたが、これも上手くいきません。

 

短すぎて、「先取り」候補が時間割りに乗ってない。

 

せっかく気分が乗っていて、ガンガンタスクをこなせているのに、

いざ「先取り」しようとした時に、

何が先取りできるタスクか、プロジェクト管理ツールの方に探しにいったり。

 

気分に水を差されてしまいます。

 

結局、僕には3Daysが合っていた。。。というだけで

んじゃ、何日が最適なのよ?

 

と、変則的に2日間パターンや4日間パターンなども試してみたんですが、

僕には3日間パターンがベストなようです。

 

時間割りのメンテナンス量と先取り候補の量が最適だったからです。

 

その他の記載領域を配置する

そのほか、時間割りの周囲に、

  • 差込みタスクのメモ領域(配置待ち)
  • プロジェクトのメモ領域(タスクの落とし込み忘れ防止)
  • 定期タスクのプール領域(毎日、毎週、毎月)
  • やりたい事、調査・探究したい事(気になる事をちょいメモする)
  • その他のメモ領域

などを配置して運用しています。

 

これでほぼ完成!

 

結果

おかげで、忘れや漏れが格段に減り、かなり良い具合に運用できています。

できれば、Excelでは無く、ちゃんとしたツールにしたいとも思ってますが、

配置換えや、タスクに付随するフォルダーやファイルのパスなども埋め込めるため、

今の所、Excelより使えるツールはなさそうです。。。

 

(そもそも、3Daysってのが変則過ぎるのかもしれませんがw)

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 - タイム・マネージメント, 最適化・効率化・改善 , , ,

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