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整理整頓のコツ2:改善の第一歩は「運用ルール」と「ツール」だ。

      2015/04/14

021

ここのところ、整理整頓のコツについて、まとめていっています。

整理整頓のコツ1;大事なのは「捨てること」

先日から整理整頓について、お伝えしていますが、元々、僕自身は整理整頓が苦手でした。 (整理整頓が出来なかった僕…

www.empowerments.jp

整理整頓に取り組み始めて思ったんですが、整理整頓に限らず業務の最適化や効率化にはツールとルールが重要だという事。

ちなみに、

  • ルール = 決めごと
  • ツール = 道具

ですね。

 

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運用ルールは5W1で決める

まずはルール決めですが、ルールを定義するのに大事なのは、5W1Hを決める点ですね。

5W1Hといえば、

  • Why : なぜそれをするのか(目的)
  • When : いつやるのか(スケジュール)
  • Where : どこでやるのか(場所)
  • Who : 誰がやるのか(担当)
  • What : 何をやるのか(タスク)
  • How : どうする(やり方)

です。

整理整頓のルール化の場合

例えば、整理整頓のルール化を考えた場合、

  • なぜ ・・・ 必要なモノをすぐに取り出せるようにするため(作業の引っかかりを無くすため)
  • いつ ・・・ スキマ時間にやる。
  • どこで ・・・ 自分のデスクで。
  • 誰が ・・・ 自分がw
  • 何を ・・・ 資料や道具の整理整頓
  • どうする ・・・ 捨てる、片付ける

といった感じですね。

 

実際には、

  • 仕分けルール(捨てるもの、片付けるものの区分け)
  • 置き場ルール(何をどこに片付けるのか)

など、もう少し具体的なルール付けも必要となりますが、自分で管理しているデスク周りやロッカーなどは基本的に自分で思う様にルールを定義してあげればOKです。

ただし、当然の事ながら、会社の規定で廃棄ルールなどが決まっている場合(最近は特に個人情報保護法の関係で細かいですよねw)は、それに従う必要があります。

 

ツールは自分に合ったものを

ツールについても、シュレッダーなどを会社で設置してくれている場合は、それを使いますが、自分で準備するファイルや収納ボックス、パンチなどは自分が使いやすいものを用意すればOKです。

逆に、この部分は工夫もしやすいですよね。

 

これらを予め定義し、準備しておく事で、スムーズに整理整頓に着手できるため、片付けに対するハードルはかなり下がります。
幸福優位7つの法則の20秒ルールですね。)

 

以上、参考になれば幸いです。

footstamp

 

追伸

ルールをきちんと定義し、ツールも導入したは良いけど、運用に乗らない。

これも良くある話ですね。
きちんと運用に乗せる。

 

これは、永遠の課題かもしれませんが、何か良いアイデアが無いか、そのうち考えてみたいと思います。

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 - 整理整頓 , , ,

最後までお読み頂きありがとうございます!

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