ブログのちから

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知ってた?スケジュールとタスクの一元管理は無理みたいよ?

      2014/06/20

ballloon006

昨日は、

時間を効率的に使うなら、

まずは、

  • 自分で管理(セルフマネジメント)出来る時間
  • 自分で管理出来ない時間
  • グレーゾーン

を明確に仕分けておく事。

そして、

セルフマネージメントできる部分にフォーカスする事が大事だ

 

という事をお伝えしました。

 

ここの所、これらを一元管理したいと思って試行錯誤していましたが、

結果的に諦める事にしました。

 

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「人と取り決めた予定」はいつ入ってくるか解らない

というのも、

自分で管理出来ない時間、すなわち「人と取り決めた予定」については、

打合せ中に入る場合が大半ですが、

タスクの作業中や、休憩中の雑談がてら予定を入れられる事も多々あります。

 

なので、常に手元にあるもので管理する必要があります。

 

そこで、スマホのスケジューラーで管理する事にしました。

 

残念ながら、スケジューラーは、やりくりに向いていない

ところが逆に、

セルフマネジメント出来る時間は、差込みや突発的な事態に柔軟に対応できる様に、

タスクの入れ替えや保留がしやすいものの方が管理に向いています。

 

残念ながら、

スマホのスケジューラーなどのスケジュール管理ツールは、柔軟に差し替えるといった作業には不向き。

 

なので、セルフマネジメント出来る時間については、暫定的にExcelで管理しています。

(デスクワークが中心だから可能なのかもしれませんが、、、)

 

ちなみに、

中長期プロジェクトについては、ガントチャートやバーンチャートに落とし込める機能を持った、専用のシステムで管理する方が向いています。

 

理由は、

  • 複数人で取り組む点
  • タスクのボリュームが大きい点
  • マイルストーンが複数設定されている点

などから、全体計画と実績、個々人の進捗状況を統合して確認する必要があるからですね。

 

二重・三重管理の方が上手くいく

という訳で、

  • 中長期プロジェクトは、それ専用のシステムで管理。
  • 人と取り決めた予定は、スマホのスケジューラーで管理。

で、

  • 人と取り決めた予定
  • 事務処理系の定期タスク
  • プロジェクトから落とし込まれる自分のタスク

などを、自分専用のExcelに落とし込み、

  • 自分で管理(セルフマネジメント)出来る時間
  • 自分で管理出来ない時間
  • グレーゾーン

に色分けして管理しています。

 

なお、

差込みの依頼があった場合は、

Excelを見ながら、

セルフマネジメント出来る時間やグレーゾーンの調整などでやりくりしています。

 

 

意外な事に、案外これで上手くいっているので、

一元管理は諦めたという訳です。

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 - 最適化・効率化・改善 , , ,

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