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Gmailの受信トレイを3万件から120件に整理したので、その方法をメモしておく。

      2014/07/29

様々なwebサービスに登録していくと、ユーザーへのリピートを促すメールや、ユーザー間のやり取り通知など、結構な量のメールを受信する事になります。

これに加えて、メルマガなども購読していると、最終的に、ものすごい量のメールが送られてくるようになりますよね。
(特に、ネットビジネス系のメルマガはスパム状態ですからねぇwww)

このたび、パンパンになりつつある、Gmailの受信ボックスを最適化してみましたので、その方法を紹介したいと思います。

(といっても、ヘビーユーザーであれば知っている内容ばかりかも。。。)

 

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登録解除

まずは、受信しているけど中は読んでないな~というメルマガの解除から。

ここで大事なのは、整理整頓と同じで、「いつか読むかも」はNGという点ですね。

基本は、一つ一つ解除して行くしかありません。

 

まぐまぐ!は一括解除できる。

ただし、まぐまぐ!については、ありがたい事に、購読しているメルマガを一括解除できます。

(あの、鬱陶しい公式メルマガの数々も含めてwww)

 

やり方は至って簡単で、

1. まぐまぐ!に行き、「メルマガ解除」というリンクをクリックします。

まぐまぐ スクショ

2. 表示されたマイページの「無料メルマガ・オフィシャルメルマガの解除」の項目にGmailのメアドを入力し、「解除URL送信」ボタンをクリックします。

スクショ メルマガ解除

3. すると入力したGmailのアドレス宛てに「購読中のメルマガ一覧のお知らせ」というメールが送られてきます。

まぐまぐ!からのメール

4. 送られてきたメールの本文中に、購読解除用のURLが記載されていますので、順番にURLをクリックしていけば完了です。

スクショ まぐまぐ!解除URL

※URLをクリックすると画面が遷移します。更に効率的に解除していくなら、右クリックメニューの「新しいタブで開く」で表示してあげればOKです。(Google Chromeの場合)

スクショ 新しいタブ

 

振り分け

次に、不要な受信メールが、なるべく受信トレイに溜まらない様に、メールの振り分け設定を行ってしまいましょう。

といってもGmailの場合、非常に簡単に設定できます。

1. 受信トレイの中から、振り分け設定をしたいメールを選択する。

2. メール右上の「ドロップダウン」ボタンをクリックし、表示されたメニューから「メールの自動振り分け」を選びます。

Gmail自動振り分けメニューの表示

3. まずはフィルターの設定ですが、アドレスの他に、宛先、件名やサイズ等など様々な条件が指定できます。

(ここは任意で設定して下さい。)

Gmailフィルター

4. 次に振り分けの設定ですが、「受信トレイをスキップする」と「ラベルを付ける」にチェックを入れ、任意のラベルを指定します。

スクショ アーカイブ

以上で、受信トレイには入らず、指定したラベルのフォルダにのみ表示されるようになります。

 

過去のメールの一括削除

基本的には、以上でOKなんですが、過去のメールも削除したいという場合もあると思います。

 

が、過去メールを削除するのに、表示された一覧から一つ一つ削除していくのは非常に面倒ですよね。

特に、数百、数千という単位で過去メールがある場合は、いちいち削除なんてやってられません。

 

かといって、消したくないメールと消したいメールが混在している状態。

これらを踏まえて上手く処理して行きたいですよね。

 

という訳で、消したいメールだけを選り分けて一括削除していく方法ですが、

方法は大まかに以下の流れで実現できます。

  1. Gmailを検索
  2. チェックボックスにチェックを入れる
  3. 結果に20件以上ある場合は、「この検索条件に一致するすべてのスレッドを選択」という表示が出るので、そこをクリックし、ゴミ箱を選択。

gmail-一括削除

ここでのポイントは、削除したいメールをいかに上手く検索で抽出するか、ですが、Gmailは条件を指定して詳細検索する事が出来ますので、これを使います。

詳細検索 – Gmail ヘルプ

例えば、特定の送信者のメールを一括で削除したい場合は、

  • [ from: <送信者> ]

で検索すればOKですし、

特定の送信者の特定ジャンルのメールを削除したければ、

  • [ from:<送信者> subject:<件名> ]

などとしてやればOKです。

(例えば、Facebookからくるコメントのやり取りの通知などは、この方法が便利です)

 

「消せない、消したくないもの」も、どうにかしたい。

最後に残るのが、消せない、あるいは消したくないものの、受信トレイには表示したくないものですね。

対処方法として、振り分け設定と同様「ラベル付け」+「アーカイブ」するという方法を紹介します。

やりかたも、振り分けと同じ方法で、設定に

  • 受信トレイをスキップ (アーカイブする)
  • ラベルを付ける:
  • 一致するスレッドにもフィルタを適用する。

にチェックを入れて「フィルタを作成」ボタンをクリックしてあげれば、全てラベルが付けられ、受信トレイから移動されます。

ちなみに、一括削除と同じ流れで、削除の代わりに「ラベルを付ける」⇒「アーカイブする」という流れでも移動できます。

今後も自動でアーカイブしたいのか、一度は受信トレイで受信しておきたいのかによって、どちらの方法を選ぶかを決めると良いと思います。

 

 

以上で30,000件オーバーしていた受信トレイを120件まで減らすことができました。

(そもそもが、溜め過ぎ&フィルター設定しなさすぎwww)

 

以上、Gmailの一括操作など、知らない方の参考になれば幸いです。^^

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