ここのところ、整理整頓のコツについて、まとめていっています。
整理整頓に取り組み始めて思ったんですが、整理整頓に限らず業務の最適化や効率化にはツールとルールが重要だという事。
ちなみに、
- ルール = 決めごと
- ツール = 道具
ですね。
運用ルールは5W1で決める
まずはルール決めですが、ルールを定義するのに大事なのは、5W1Hを決める点ですね。
5W1Hといえば、
- Why : なぜそれをするのか(目的)
- When : いつやるのか(スケジュール)
- Where : どこでやるのか(場所)
- Who : 誰がやるのか(担当)
- What : 何をやるのか(タスク)
- How : どうする(やり方)
です。
整理整頓のルール化の場合
例えば、整理整頓のルール化を考えた場合、
- なぜ ・・・ 必要なモノをすぐに取り出せるようにするため(作業の引っかかりを無くすため)
- いつ ・・・ スキマ時間にやる。
- どこで ・・・ 自分のデスクで。
- 誰が ・・・ 自分がw
- 何を ・・・ 資料や道具の整理整頓
- どうする ・・・ 捨てる、片付ける
といった感じですね。
実際には、
- 仕分けルール(捨てるもの、片付けるものの区分け)
- 置き場ルール(何をどこに片付けるのか)
など、もう少し具体的なルール付けも必要となりますが、自分で管理しているデスク周りやロッカーなどは基本的に自分で思う様にルールを定義してあげればOKです。
ただし、当然の事ながら、会社の規定で廃棄ルールなどが決まっている場合(最近は特に個人情報保護法の関係で細かいですよねw)は、それに従う必要があります。
ツールは自分に合ったものを
ツールについても、シュレッダーなどを会社で設置してくれている場合は、それを使いますが、自分で準備するファイルや収納ボックス、パンチなどは自分が使いやすいものを用意すればOKです。
逆に、この部分は工夫もしやすいですよね。
これらを予め定義し、準備しておく事で、スムーズに整理整頓に着手できるため、片付けに対するハードルはかなり下がります。
(幸福優位7つの法則の20秒ルールですね。)
以上、参考になれば幸いです。
追伸
ルールをきちんと定義し、ツールも導入したは良いけど、運用に乗らない。
これも良くある話ですね。
きちんと運用に乗せる。
これは、永遠の課題かもしれませんが、何か良いアイデアが無いか、そのうち考えてみたいと思います。